ACC Vũng Tàu

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu là một trong những bước quan trọng giúp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện. Cùng ACC Vũng Tàu khám phá ngay!

1. Hướng dẫn quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để đảm bảo hàng hóa thông quan suôn sẻ.

Theo khoản 1 Điều 18 Luật Hải quan 2014, các chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy phép liên quan. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ này để trình cho cơ quan hải quan khi làm thủ tục thông quan. Quy định này được củng cố trong Nghị định 59/2018/NĐ-CP, yêu cầu chứng từ phải được lập bằng tiếng Việt hoặc kèm bản dịch công chứng nếu bằng tiếng nước ngoài.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng thương mại giữa các bên. Hợp đồng này cần nêu rõ các điều khoản về giá cả, điều kiện giao hàng (theo Incoterms 2020), phương thức thanh toán và thông tin hàng hóa. Theo khoản 2 Điều 402 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thương mại phải được lập bằng văn bản và có giá trị pháp lý để làm cơ sở cho các chứng từ khác. Việc chuẩn bị hợp đồng chính xác giúp giảm thiểu tranh chấp trong quá trình thực hiện giao dịch.

Một điểm quan trọng là các chứng từ như hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói phải khớp với thông tin trong hợp đồng và vận đơn. Theo khoản 5 Điều 10 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, hóa đơn thương mại cần ghi rõ mã số hàng hóa, số lượng, giá trị và mô tả chi tiết hàng hóa. Nếu có sai lệch, doanh nghiệp có thể bị từ chối thông quan hoặc bị phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

2. Các loại chứng từ cần chuẩn bị trong xuất nhập khẩu

Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng và đúng quy định.

• Hợp đồng thương mại: Đây là chứng từ quan trọng nhất, làm cơ sở pháp lý cho giao dịch xuất nhập khẩu. Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hợp đồng cần nêu rõ thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán. Doanh nghiệp cần đảm bảo hợp đồng được ký bởi các bên có thẩm quyền và có thể kèm phụ lục nếu cần bổ sung chi tiết.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Hóa đơn này cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa, số lượng, mô tả và các điều kiện giao dịch. Theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 39/2018/TT-BTC, hóa đơn cần được lập theo mẫu chuẩn quốc tế, ghi rõ thông tin người bán, người mua và điều kiện Incoterms. Sai sót trong hóa đơn có thể dẫn đến việc hải quan yêu cầu bổ sung hoặc từ chối thông quan.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chứng từ này liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói hàng hóa. Theo khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014, phiếu đóng gói giúp hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế so với khai báo. Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên phiếu đóng gói khớp với hóa đơn thương mại và vận đơn để tránh rủi ro.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Vận đơn là chứng từ vận chuyển do hãng vận tải phát hành, xác nhận việc nhận hàng và giao hàng. Theo khoản 4 Điều 10 Thông tư 38/2015/TT-BTC, vận đơn cần ghi rõ thông tin về cảng đi, cảng đến, mô tả hàng hóa và thông tin người nhận. Vận đơn có thể được phát hành dưới dạng điện tử theo Thông tư 112/2021/TT-BTC.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): C/O xác nhận nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Theo Thông tư 62/2019/TT-BCT, doanh nghiệp cần xin C/O tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) hoặc các cơ quan được ủy quyền. C/O phải khớp với thông tin trên hóa đơn và hợp đồng để tránh bị từ chối ưu đãi thuế.

Xem thêm: Khái niệm xuất khẩu tư bản là gì?

3. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu chi tiết

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu cần được thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra hợp đồng thương mại
Doanh nghiệp cần ký hợp đồng thương mại với đối tác, đảm bảo các điều khoản rõ ràng về giá cả, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán. Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hợp đồng phải được lập bằng văn bản và có chữ ký của các bên. Nếu hợp đồng bằng tiếng nước ngoài, cần kèm bản dịch công chứng theo khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các điều khoản để tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Lập hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp lập hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói dựa trên thông tin hàng hóa. Theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 39/2018/TT-BTC, hóa đơn cần ghi rõ mã HS (Harmonized System) của hàng hóa, số lượng, giá trị và mô tả chi tiết. Phiếu đóng gói cần liệt kê số kiện, trọng lượng và cách đóng gói, đảm bảo khớp với hóa đơn để tránh sai lệch khi kiểm tra hải quan.

Bước 3: Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Nếu hàng hóa thuộc diện được hưởng ưu đãi thuế theo các hiệp định FTA, doanh nghiệp cần xin C/O tại VCCI hoặc các cơ quan được ủy quyền. Theo Thông tư 62/2019/TT-BCT, hồ sơ xin C/O bao gồm hợp đồng, hóa đơn, vận đơn và bảng mô tả quy trình sản xuất. Thời gian xử lý C/O thường từ 1-3 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại hình C/O (ví dụ: C/O mẫu A, E, hoặc AK).

Bước 4: Chuẩn bị vận đơn và các giấy phép liên quan
Doanh nghiệp làm việc với hãng vận tải để nhận vận đơn sau khi hàng hóa được giao. Nếu hàng hóa thuộc danh mục cần giấy phép (như thực phẩm, hóa chất), cần xin giấy phép tại các cơ quan chức năng như Bộ Công Thương hoặc Bộ Y tế theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Vận đơn và giấy phép cần được nộp cùng bộ chứng từ hải quan để thông quan.

Bước 5: Nộp bộ chứng từ và làm thủ tục hải quan
Bộ chứng từ hoàn chỉnh được nộp qua hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) theo Thông tư 38/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp cần khai báo hải quan, nộp thuế (nếu có) và chờ kiểm tra thực tế hàng hóa. Theo khoản 2 Điều 29 Luật Hải quan 2014, thời gian thông quan không quá 2 giờ đối với hàng xuất khẩu và 12 giờ đối với hàng nhập khẩu nếu hồ sơ đầy đủ.

Xem thêm: Khái niệm xuất khẩu thô là gì?

4. Các lưu ý pháp lý khi làm chứng từ xuất nhập khẩu

Việc tuân thủ các quy định pháp luật và tránh sai sót trong chứng từ là yếu tố quan trọng để đảm bảo thông quan nhanh chóng.

Một trong những lỗi phổ biến là sai lệch thông tin giữa các chứng từ, như số lượng hàng hóa hoặc mã HS. Theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, sai sót này có thể dẫn đến mức phạt từ 2.000.000 đến 10.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn là nhất quán.

Đối với hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành, như thực phẩm, thuốc hoặc hóa chất, doanh nghiệp cần xin giấy phép trước khi thông quan. Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, việc không có giấy phép có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ tại cảng hoặc bị tịch thu. Doanh nghiệp nên liên hệ các cơ quan chức năng sớm để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ.

Việc sử dụng hệ thống hải quan điện tử là bắt buộc theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số và tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS để nộp hồ sơ trực tuyến. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình thông quan.

Một lưu ý khác là thời hạn nộp chứng từ. Theo khoản 2 Điều 29 Luật Hải quan 2014, bộ chứng từ phải được nộp trước hoặc ngay khi hàng hóa đến cửa khẩu. Việc chậm trễ có thể dẫn đến phí lưu kho hoặc phạt hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 1.000.000 đến 5.000.000 đồng.

5. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là các câu hỏi phổ biến liên quan đến quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu, kèm câu trả lời chi tiết.

Hợp đồng thương mại có bắt buộc phải công chứng không?

Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hợp đồng thương mại không bắt buộc phải công chứng nhưng phải được lập bằng văn bản và có chữ ký của các bên. Tuy nhiên, nếu hợp đồng bằng tiếng nước ngoài, bản dịch công chứng tiếng Việt là bắt buộc theo khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014 để nộp cho hải quan.

Hóa đơn thương mại có thể sửa đổi sau khi nộp không?

Theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 39/2018/TT-BTC, hóa đơn thương mại có thể được sửa đổi nếu có sai sót, nhưng phải nộp bổ sung trước khi hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp cần cung cấp lý do sửa đổi và đảm bảo thông tin khớp với các chứng từ khác.

C/O có bắt buộc trong mọi trường hợp xuất nhập khẩu không?

C/O không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng cần thiết nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế theo các hiệp định FTA. Theo Thông tư 62/2019/TT-BCT, C/O phải được nộp cùng bộ chứng từ để được giảm thuế nhập khẩu, đặc biệt với các thị trường như EU, ASEAN hoặc Trung Quốc.

Làm sao để biết hàng hóa có cần giấy phép nhập khẩu không?

Doanh nghiệp cần kiểm tra danh mục hàng hóa quản lý chuyên ngành theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Các mặt hàng như thực phẩm, hóa chất hoặc thiết bị y tế thường yêu cầu giấy phép từ Bộ Công Thương, Bộ Y tế hoặc các cơ quan liên quan trước khi thông quan.

Mức phạt cho sai sót chứng từ là bao nhiêu?

Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, sai sót trong chứng từ như hóa đơn hoặc vận đơn có thể bị phạt từ 2.000.000 đến 10.000.000 đồng, tùy thuộc vào mức độ vi phạm. Nếu sai sót dẫn đến trốn thuế, mức phạt có thể cao hơn và kèm theo truy thu thuế.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu là bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng và tuân thủ các quy định pháp luật như Luật Hải quan 2014, Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc tư vấn về thủ tục hải quan, hãy liên hệ ACC Vũng Tàu để được hướng dẫn chuyên nghiệp và hiệu quả!