ACC Vũng Tàu

Trong quy trình xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng nhất, nhưng bạn có biết đâu là mốc thời gian quyết định để hàng hóa được phép lưu thông hợp pháp? Ngày thông quan trên tờ khai hải quan không chỉ đơn thuần là một con số, mà nó còn là căn cứ để kế toán xác định tỷ giá, hạch toán doanh thu và nghĩa vụ thuế với nhà nước. Bài viết này của ACC Vũng Tàu sẽ giúp bạn ‘đọc vị’ chính xác tờ khai hải quan và tránh những sai sót không đáng có trong thủ tục hành chính.

1. Ngày thông quan trên tờ khai hải quan là gì?

Ngày thông quan trên tờ khai hải quan là thời điểm cơ quan hải quan hoàn tất các thủ tục kiểm tra và cho phép hàng hóa được đưa ra khỏi hoặc vào lãnh thổ Việt Nam. Hiểu rõ quy định này giúp doanh nghiệp quản lý thời gian, chi phí, và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Phần dưới đây sẽ giải thích chi tiết cách xác định ngày thông quan dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành.
Theo Điều 3, Khoản 24, Luật Hải quan 2014, ngày thông quan được xác định là ngày cơ quan hải quan hoàn thành các thủ tục kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có), và ra quyết định cho phép thông quan. Ngày này được ghi nhận trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) và xuất hiện trên tờ khai hải quan. Để xác định chính xác, doanh nghiệp cần chú ý đến thời điểm hoàn thành các bước như nộp tờ khai, nộp thuế, và đáp ứng các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành (nếu có). Thông thường, ngày thông quan trùng với ngày cơ quan hải quan ký xác nhận trên tờ khai, nhưng trong các trường hợp bổ sung hồ sơ hoặc xử lý vi phạm, thời điểm này có thể bị điều chỉnh.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp chậm nộp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, ngày thông quan sẽ được ghi nhận sau khi hoàn thành kiểm tra. Một số trường hợp đặc biệt có thể ảnh hưởng đến ngày thông quan. Đối với hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành (như thực phẩm, dược phẩm, hoặc hóa chất), thời gian chờ kết quả kiểm tra có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, tùy thuộc vào cơ quan quản lý. Theo Điều 34, Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, doanh nghiệp phải phối hợp với các cơ quan như Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp và Môi trường để hoàn thành kiểm tra trước khi thông quan.
Ngoài ra, đối với các lô hàng nhập khẩu có nợ thuế, ngày thông quan chỉ được ghi nhận sau khi doanh nghiệp nộp đủ thuế hoặc được chấp thuận bảo lãnh thuế theo Điều 43, Luật Hải quan 2014. Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ trạng thái tờ khai trên hệ thống để nắm bắt tiến độ.

2. Cách xem ngày thông quan trên tờ khai hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

2.1. Vị trí hiển thị ngày thông quan trên bản in tờ khai

Trên bản in tờ khai hải quan điện tử, ngày thông quan trên tờ khai hải quan thường được hiển thị ở phần phê duyệt phía dưới, ngay sau các thông tin về trạng thái luồng và xác nhận của cơ quan hải quan. Cụ thể, nó nằm trong ô thông tin quyết định thông quan, bao gồm ngày giờ chính xác khi hệ thống cập nhật.

2.2. Cách tra cứu ngày thông quan trực tuyến trên hệ thống Hải quan

Các bước tra cứu ngày thông quan trực tuyến:

• Bước 1: Truy cập website Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn).
• Bước 2: Chọn mục “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan”.
• Bước 3: Nhập số tờ khai, mã doanh nghiệp và số chứng minh thư/CCCD người đại diện.
• Bước 4: Kiểm tra trạng thái tại dòng “Ngày thông quan/Ngày giải phóng hàng”.

Doanh nghiệp có thể tra cứu ngày thông quan qua hệ thống VNACCS/VCIS bằng mã số tờ khai hoặc liên hệ trực tiếp với chi cục hải quan. Theo Điều 15, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (và các Nghị định sửa đổi, bổ sung), ngày thông quan được ghi rõ trên tờ khai sau khi hoàn tất thủ tục. Sử dụng dịch vụ hải quan uy tín hoặc phần mềm quản lý logistics cũng giúp theo dõi tiến độ chính xác hơn.

3. Phân biệt Ngày đăng ký tờ khai và Ngày thông quan hàng hóa

Ngày đăng ký tờ khai là thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ lên hệ thống hải quan (xác định tỷ giá, thuế, chính sách). 

Ngược lại, ngày thông quan là khi cơ quan hải quan cấp phép cho phép hàng hóa được xuất/nhập khẩu chính thức, đánh dấu hoàn tất thủ tục. Đây là hai mốc thời gian khác nhau trong quy trình xuất nhập khẩu.

4. Ý nghĩa của ngày thông quan đối với kế toán và doanh nghiệp

Ngày thông quan trên tờ khai hải quan đóng vai trò then chốt trong kế toán, giúp xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian lưu kho, và hiệu quả logistics của doanh nghiệp.

4.1. Thời điểm ghi nhận tài sản và nợ phải trả

Ngày thông quan là mốc để ghi nhận tài sản nhập khẩu vào kho và nợ phải trả liên quan đến thuế, phí. Trước ngày này, hàng hóa chưa được coi là hoàn tất thủ tục, nên kế toán cần chờ xác nhận để tránh sai sót trong báo cáo tài chính.

4.2. Căn cứ xác định tỷ giá hạch toán thuế xuất nhập khẩu

Ngày thông quan làm căn cứ xác định tỷ giá ngoại tệ áp dụng cho tính toán thuế nhập khẩu và VAT. Theo quy định, tỷ giá được lấy tại thời điểm thông quan, giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác và tránh tranh chấp với cơ quan thuế.
Doanh nghiệp bạn gặp khó khăn khi đối soát tờ khai hải quan và quyết toán thuế? Liên hệ ngay ACC Vũng Tàu để được tư vấn dịch vụ kế toán thuế xuất nhập khẩu trọn gói!

5. Quy trình để một tờ khai được xác nhận thông quan chính thức

Để đạt được ngày thông quan đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình rõ ràng và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Phần này trình bày chi tiết các bước thực hiện, kèm giải thích cụ thể để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tránh sai sót.
Bước 1: Chuẩn bị và nộp tờ khai hải quan
Doanh nghiệp bắt đầu bằng việc nộp tờ khai hải quan qua hệ thống VNACCS/VCIS. Hồ sơ bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), và các giấy phép nhập khẩu (nếu có). Theo Điều 16, Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, hồ sơ phải đầy đủ và chính xác để tránh bị yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai, đặc biệt là mã HS của hàng hóa, vì sai mã HS có thể dẫn đến phân loại sai thuế suất hoặc bị kiểm tra bổ sung. Ví dụ, một doanh nghiệp nhập khẩu máy móc nhưng khai sai mã HS từ nhóm 84 sang nhóm 85 có thể bị yêu cầu điều chỉnh và kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và phân luồng tờ khai
Sau khi nhận tờ khai, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và phân luồng thành ba loại: luồng xanh (miễn kiểm tra chi tiết), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ), và luồng đỏ (kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa). Theo Điều 16, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (và các Nghị định sửa đổi, bổ sung), việc phân luồng dựa trên mức độ rủi ro của lô hàng, thông tin tình báo, hoặc ngẫu nhiên. Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái tờ khai trên hệ thống VNACCS để biết kết quả phân luồng. Đối với luồng vàng, cơ quan hải quan có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ như giấy chứng nhận chất lượng. Đối với luồng đỏ, thời gian kiểm tra kéo dài hơn do phải kiểm tra thực tế hàng hóa, đặc biệt nếu nghi ngờ về giá trị khai báo hoặc nguồn gốc hàng hóa.
Bước 3: Nộp thuế và các khoản phí
Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp cần nộp các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, và các khoản phí hải quan (nếu có). Theo Điều 42, Luật Hải quan 2014, việc nộp thuế phải hoàn thành trước khi thông quan, trừ trường hợp được bảo lãnh thuế. Doanh nghiệp có thể nộp qua chuyển khoản ngân hàng hoặc tại quầy giao dịch của cơ quan hải quan. Việc nộp thuế đúng hạn giúp tránh các khoản phạt chậm nộp.
Bước 4: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu thuộc luồng đỏ)
Đối với luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng, kho bãi, hoặc địa điểm do doanh nghiệp đăng ký. Theo Điều 29, Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, kiểm tra có thể bao gồm kiểm tra toàn bộ lô hàng hoặc lấy mẫu ngẫu nhiên. Doanh nghiệp cần bố trí nhân sự và phương tiện hỗ trợ quá trình kiểm tra, đảm bảo hàng hóa được mở niêm phong và kiểm tra nhanh chóng. Nếu phát hiện sai lệch giữa khai báo và thực tế (ví dụ: số lượng hàng hóa không khớp), cơ quan hải quan có thể yêu cầu xử lý vi phạm trước khi thông quan.
Bước 5: Nhận quyết định thông quan
Khi tất cả các bước trên hoàn tất, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định thông quan và ghi nhận ngày thông quan trên tờ khai hải quan. Theo Điều 23, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (và các Nghị định sửa đổi, bổ sung), quyết định thông quan được thể hiện qua xác nhận trên hệ thống điện tử hoặc tờ khai giấy (trong trường hợp hệ thống gặp sự cố). Doanh nghiệp sử dụng quyết định này để vận chuyển hàng hóa ra khỏi khu vực giám sát hải quan. Trong trường hợp hàng hóa thuộc diện miễn thuế hoặc ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại (như EVFTA), ngày thông quan cũng là căn cứ để áp dụng ưu đãi.

6. Những lưu ý pháp lý về ngày thông quan mới nhất (Cập nhật 2026)

Nội dung được cập nhật theo Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (và các Nghị định sửa đổi, bổ sung), Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính. Từ năm 2026, Việt Nam triển khai mạnh mẽ Hệ thống Hải quan số và Hải quan thông minh. Việc thông quan có thể diễn ra tự động 24/7 đối với “Luồng Xanh”. Ngày thông quan sẽ được ký số và cập nhật đồng bộ lên ứng dụng quản lý thuế của doanh nghiệp.
Quy định về chứng từ giấy: Lưu ý rằng từ năm 2026, các bản in tờ khai chỉ có giá trị đối chiếu, mọi giao dịch với ngân hàng hoặc cơ quan thuế đều ưu tiên sử dụng dữ liệu điện tử được kết nối liên thông qua mã QR trên tờ khai.
Tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ hải quan là yếu tố quan trọng nhất. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp hoặc kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh sai sót. Thời gian kiểm tra chuyên ngành cũng là một yếu tố đáng chú ý. Đối với các mặt hàng như thực phẩm đông lạnh, dược phẩm, hoặc thiết bị y tế, kiểm tra chuyên ngành có thể mất từ 3-15 ngày, tùy thuộc vào cơ quan quản lý. Theo Điều 47, Luật Hải quan 2014, doanh nghiệp phải phối hợp với các cơ quan như Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, hoặc Bộ Công Thương để hoàn thành kiểm tra.
Tình trạng quá tải tại cảng hoặc cửa khẩu cũng ảnh hưởng lớn đến ngày thông quan. Các cảng lớn như Cát Lái (TP.HCM), Hải Phòng, hoặc cửa khẩu Hữu Nghị (Lạng Sơn) thường xuyên đối mặt với lượng hàng hóa tăng đột biến vào các tháng cuối năm. Thời gian thông quan trung bình tại các cảng lớn dao động từ 1-3 ngày cho luồng xanh, nhưng có thể lên đến 7-10 ngày cho luồng đỏ trong mùa cao điểm. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch nhập khẩu sớm và phối hợp với hãng tàu để tránh cao điểm.
Cuối cùng, các yếu tố kỹ thuật như lỗi hệ thống VNACCS/VCIS hoặc sự cố tại kho bãi cũng có thể làm chậm quá trình thông quan. Theo Điều 13, Thông tư 38/2015/TT-BTC, trong trường hợp hệ thống gặp sự cố, doanh nghiệp có thể nộp tờ khai giấy, nhưng thời gian xử lý sẽ lâu hơn. Doanh nghiệp cần duy trì liên lạc chặt chẽ với chi cục hải quan và chuẩn bị phương án dự phòng để xử lý các tình huống bất ngờ.

Câu hỏi thường gặp

Tờ khai Luồng Vàng/Luồng Đỏ khi nào mới có ngày thông quan?

Sau khi cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ (Luồng Vàng) hoặc kiểm thực tế hàng hóa (Luồng Đỏ) và xác nhận mọi thứ hợp lệ, hệ thống mới cập nhật ngày thông quan.

Ngày thông quan có thể trùng với ngày đăng ký không?

Có, đặc biệt là đối với các tờ khai Luồng Xanh được hệ thống phê duyệt tự động ngay trong ngày doanh nghiệp khai báo.

Nếu hàng đã giải phóng nhưng chưa thông quan thì hạch toán thế nào?

Hàng giải phóng cho phép đưa về kho bảo quản nhưng về mặt pháp lý vẫn chưa hoàn thành thủ tục. Kế toán cần lưu ý mốc này để tránh sai sót khi kết chuyển giá vốn.

Ngày thông quan có thể được điều chỉnh sau khi tờ khai được chấp nhận không?

Có, ngày thông quan có thể bị điều chỉnh nếu phát sinh vấn đề như bổ sung hồ sơ, kiểm tra bổ sung, hoặc xử lý vi phạm. Theo Điều 25, Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, cơ quan hải quan sẽ ghi chú lý do điều chỉnh trên tờ khai. Doanh nghiệp nên liên hệ ngay với chi cục hải quan để giải quyết vấn đề và tránh chậm trễ, đặc biệt khi hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.

Chậm thông quan do lỗi của doanh nghiệp có bị phạt không?

Có, doanh nghiệp có thể bị phạt nếu chậm thông quan do lỗi như nộp hồ sơ sai, chậm nộp thuế, hoặc không phối hợp kiểm tra. Mức phạt dao động tùy vào mức độ vi phạm, theo các quy định hiện hành.

Hàng hóa có thể được thông quan trước khi nộp thuế không?

Trong trường hợp được bảo lãnh thuế, hàng hóa có thể được thông quan trước khi nộp thuế. Theo Điều 43, Luật Hải quan 2014, doanh nghiệp cần cung cấp thư bảo lãnh từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng được chấp thuận. Tuy nhiên, thuế phải được nộp đầy đủ trong thời hạn bảo lãnh, thường là 30-90 ngày, để tránh bị truy thu và phạt.
Nắm rõ ngày thông quan trên tờ khai hải quan là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, giảm chi phí lưu kho, và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác, phối hợp với cơ quan hải quan, và dự đoán các yếu tố ảnh hưởng sẽ đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục hải quan hoặc tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ACC Vũng Tàu để được đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm đồng hành cùng bạn.