Một trong những giấy tờ quan trọng nhất để doanh nghiệp thực hiện các thủ tục giải thể, sáp nhập hoặc đấu thầu dự án chính là giấy xác nhận không nợ thuế hải quan. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong mẫu đơn hoặc thông tin đối chiếu với hệ thống của Tổng cục Hải quan, hồ sơ của bạn có thể bị treo hàng tuần. Bài viết này, ACC Vũng Tàu sẽ cung cấp mẫu xác nhận không nợ thuế hải quan chuẩn xác nhất và lộ trình thực hiện thủ tục nhanh gọn, giúp doanh nghiệp gỡ bỏ rào cản hành chính này.
1. Giấy xác nhận không nợ thuế hải quan là gì và dùng trong trường hợp nào?
Giấy xác nhận không nợ thuế hải quan là văn bản chính thức do cơ quan hải quan cấp, chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016 và Thông tư 06/2021/TT-BTC hướng dẫn về quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
Văn bản này xác nhận không còn khoản nợ thuế hải quan nào, bao gồm thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, tiền phạt và tiền chậm nộp.
Giấy xác nhận này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu (XNK), vì nợ thuế hải quan có thể dẫn đến bị hạn chế quyền thông quan, chặn hoạt động XNK hoặc ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh. Nó được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Khi doanh nghiệp giải thể, sáp nhập, chia tách hoặc thay đổi thông tin pháp lý: Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu xác nhận này để đảm bảo không có nghĩa vụ thuế tồn đọng, theo Luật Quản lý thuế 2019.
- Tham gia đấu thầu dự án hoặc hợp tác quốc tế: Nhiều gói thầu yêu cầu chứng minh hoàn thành nghĩa vụ thuế để đánh giá năng lực tài chính.
- Xin ưu đãi thuế quan hoặc hoàn thuế: Để hưởng các chính sách ưu đãi theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016, doanh nghiệp cần xác nhận không nợ.
- Kiểm tra định kỳ hoặc tra cứu nợ thuế trên hệ thống VNACCS/VCIS: Giúp doanh nghiệp tự đánh giá tình trạng trước khi nộp hồ sơ.
Nếu không có giấy xác nhận, doanh nghiệp có thể bị từ chối thủ tục, dẫn đến gián đoạn hoạt động XNK.
>> Xem thêm bài viết về cách nộp thuế hải quan điện tử tại ACC Vũng Tàu
2. Tải mẫu đơn xác nhận không nợ thuế hải quan mới nhất
Dựa trên quy định tại Thông tư 06/2021/TT-BTC, mẫu xác nhận không nợ thuế hải quan phải được soạn thảo dưới dạng công văn chính thức, với thông tin rõ ràng về doanh nghiệp và lý do xin xác nhận. Dưới đây là mẫu chuẩn cập nhật, phù hợp với chuyển đổi số năm 2026:
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
3. Hướng dẫn chi tiết cách viết công văn xin xác nhận không nợ thuế
3.1. Thông tin định danh doanh nghiệp chính xác
Phần đầu công văn phải ghi rõ tên doanh nghiệp đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thông tin này phải khớp 100% với dữ liệu trên hệ thống VNACCS/VCIS để tránh từ chối tự động, theo Thông tư 06/2021/TT-BTC.
3.2. Lý do xin xác nhận (Giải thể, đấu thầu, ưu đãi thuế…)
Mô tả rõ ràng lý do, ví dụ: "Để hoàn tất thủ tục giải thể theo Luật Quản lý thuế 2019" hoặc "Để tham gia đấu thầu dự án XNK". Điều này giúp cơ quan hải quan ưu tiên xử lý và đảm bảo tính hợp lệ.
3.3. Cam kết của đại diện pháp luật
Đại diện pháp luật (Giám đốc) phải cam kết: "Doanh nghiệp không còn nợ thuế hải quan, bao gồm tiền chậm nộp và phạt, đã thanh toán đầy đủ theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016". Kết thúc bằng chữ ký số hoặc đóng dấu, phù hợp với quy trình điện tử năm 2026.
>> Xem thêm bài viết về mẫu báo cáo quyết toán hải quan tại ACC Vũng Tàu
4. Thủ tục xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế hải quan (Quy trình 2026)
Theo định hướng chuyển đổi số của Bộ Tài chính năm 2026, thủ tục được thực hiện 100% qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan, dựa trên Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 06/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để nộp và nhận kết quả, thay vì nộp giấy.
Bước 1: Tra cứu nợ thuế trên hệ thống điện tử
Truy cập hệ thống VNACCS/VCIS hoặc Cổng thông tin Hải quan để tra cứu nợ thuế. In kết quả và đính kèm công văn. Nếu có lệch pha dù chỉ 1 đồng giữa dữ liệu doanh nghiệp và hệ thống KTTT, hồ sơ sẽ bị từ chối.
Bước 2: Nộp hồ sơ qua Tổng cục Hải quan
Soạn công văn điện tử, đính kèm giấy tờ cần thiết (xem danh sách dưới), và nộp qua Cổng dịch vụ công. Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số.
Bước 3: Đợi kết quả thẩm định và trả lời
Thời gian xử lý từ 3-5 ngày làm việc nếu dữ liệu khớp. Kết quả được gửi file PDF có chữ ký số qua cổng, hoặc thông báo từ chối nếu phát hiện nợ.
Danh sách các loại giấy tờ cần đính kèm công văn:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (có đóng dấu treo).
- Bản chụp các tờ khai hải quan còn vướng mắc (nếu có tranh chấp về số thuế).
- Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp không phải đại diện pháp luật).
- Bản in kết quả tra cứu nợ thuế trên hệ thống VNACCS.
5. Những lưu ý quan trọng để hồ sơ được duyệt ngay lập tức
Đảm bảo dữ liệu khớp giữa hệ thống kế toán doanh nghiệp và KTTT của Hải quan, theo Thông tư 06/2021/TT-BTC.
Sử dụng chữ ký số để nộp online, tránh nộp giấy để phù hợp quy trình 2026. Nếu có tranh chấp, nộp chứng từ thanh toán trước. Tra cứu nợ trước khi nộp để tránh từ chối.
6. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp còn nợ tiền chậm nộp có được xin xác nhận không nợ thuế không?
Không. Xác nhận "không nợ thuế" bao gồm cả tiền thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước do hải quan quản lý.
Thời hạn hiệu lực của giấy xác nhận không nợ thuế hải quan là bao lâu?
Thông thường, văn bản có giá trị tại thời điểm xác nhận. Tuy nhiên, tùy vào mục đích (như giải thể), cơ quan chức năng có thể yêu cầu xác nhận trong vòng 30 ngày gần nhất.
Nếu bị hải quan từ chối xác nhận thì phải làm sao?
Bạn cần đối chiếu ngay với Cơ quan Hải quan nơi mở tờ khai để xác định số nợ. Sau khi nộp đủ, hãy nộp lại hồ sơ kèm theo chứng từ nộp tiền vào ngân sách.
Mẫu xác nhận không nợ thuế hải quan có hiệu lực trong bao lâu?
Hiệu lực của giấy xác nhận tùy thuộc vào quy định của cơ quan hải quan tại thời điểm cấp. Thông thường, có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó doanh nghiệp có thể cần xin lại nếu tiếp tục cần sử dụng.
Nếu doanh nghiệp còn nợ thuế, có thể xin mẫu xác nhận không nợ thuế hải quan được không?
Không. Cơ quan hải quan chỉ cấp mẫu xác nhận không nợ thuế hải quan khi doanh nghiệp đã hoàn thành tất cả nghĩa vụ thuế. Nếu còn nợ thuế, doanh nghiệp cần thanh toán đầy đủ trước khi nộp đơn xin xác nhận.
Mẫu xác nhận không nợ thuế hải quan là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân khẳng định tình trạng tài chính minh bạch. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn gặp khó khăn khi làm mẫu xác nhận không nợ thuế hải quan, hãy liên hệ ACC Vũng Tàu ngay để các chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ.
Để lại một bình luận