Mẫu trình bày văn bản hành chính mới nhất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chuyên nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật khi soạn thảo các tài liệu hành chính. Việc trình bày đúng chuẩn không chỉ giúp văn bản rõ ràng, dễ hiểu mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với cơ quan nhận và người đọc. Để hỗ trợ bạn thực hiện đúng quy trình, cùng ACC Vũng Tàu tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu về mẫu trình bày văn bản hành chính mới nhất
Việc soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính đã được quy định cụ thể, đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp. Dưới đây là các yếu tố cần thiết để trình bày văn bản hành chính đúng chuẩn theo pháp luật Việt Nam hiện hành.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” phải được viết bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày ngay bên dưới, cũng bằng chữ in hoa, cỡ chữ tương tự, kèm đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên chính thức của cơ quan ban hành và tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có). Tên này được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, đặt canh giữa, kiểu chữ đứng, đậm. Phía dưới tên cơ quan ban hành có đường kẻ ngang nét liền, giúp phân cách rõ ràng với các thành phần khác của văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở phía trên bên trái, bao gồm số văn bản, ký hiệu loại văn bản (theo Phụ lục III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và tên cơ quan ban hành. Thông tin này sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 10, chữ in thường, kiểu chữ đứng, màu đen, đảm bảo rõ ràng và dễ nhận diện.
- Địa điểm và thời gian ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ, sử dụng chữ số Ả Rập, thêm số 0 trước ngày và tháng nhỏ hơn 10 (ví dụ: 05/07/2025). Thông tin này được trình bày bên dưới quốc hiệu, canh giữa, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng.
-
Tham khảo thêm tại đây: Quyền và nghĩa vụ của người giám hộ
2. Mẫu trình bày văn bản hành chính mới nhất
2.1 Mẫu Nghị quyết (cá biệt)
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /NQ-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…4…, ngày… tháng… năm… |
NGHỊ QUYẾT
……………5……………
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ……………………………………………………………………………………………………;
Căn cứ ……………………………………………………………………………………………………;
……………………………………………………………………………………………………………….
QUYẾT NGHỊ:
………………………………………………..6……………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận: – Như Điều…. ; – ………….; – Lưu: VT,…7…8.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung nghị quyết.
6 Nội dung nghị quyết.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Tải ngay: Mẫu Nghị quyết (cá biệt) tại đây!
2.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /QĐ-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…4…, ngày… tháng… năm… |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc………. 5……………….
THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ ……………………………………………….7 …………………………………………………;
Căn cứ …………………………………………………………………………………………………..;
Theo đề nghị của ………………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.……………………………………………… 8 …………………………………………………..
Điều ……………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận: – Như Điều…….; – …………; – Lưu: VT,…9…10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Nội dung quyết định.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Tải ngay: Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp tại đây!
2.3 Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /QĐ-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…4…, ngày… tháng… năm… |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt)……….5……………….
THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ ……………………………………………7 …………………………………………………….;
Căn cứ ……………………………………………………………………………………………………;
Theo đề nghị của ………………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này…………………..5 ………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
Điều……………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận: – Như Điều… ; -…………..; – Lưu: VT,…8…9…
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
* Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác.
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Tải ngay: Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp tại đây!
2.4 Mẫu dùng chung cho 14 văn bản
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /…3…-…4… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…5…, ngày… tháng… năm… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN6
…………….7…………..
……………………………………………………………….8…………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận: – …………..; – …………..; – Lưu: VT,…9…10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên loại văn bản.
4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
5 Địa danh.
6 Tên loại văn bản
Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.
7 Trích yếu nội dung văn bản.
8 Nội dung văn bản.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Tải ngay: Mẫu dùng chung cho 14 văn bản tại đây!
2.5 Mẫu Công văn
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /…3…-…4… V/v……….6……. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…5…, ngày… tháng… năm… |
Kính gửi:
– ……………………………………………………;
– …………………………………………………….
………………………………………………………………………7……………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận: – Như trên; – …………..; – Lưu: VT,…8…9…
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
…………………………………………………….10……………………………………………………………
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
5 Địa danh.
6 Trích yếu nội dung công văn.
7 Nội dung công văn.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
Tải ngay: Mẫu Công văn tại đây!
2.6 Mẫu Công điện
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:…/CĐ-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…4…, ngày… tháng… năm… |
CÔNG ĐIỆN
…………5…………..
……………………………………………………….6 điện:
– ………………………….7………………………….;
– ………………………………………………………..
……………………………………………………………….8…………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận: – …………..; – …………..; – Lưu: VT,…9…10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung điện.
6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu.
7 Tên cơ quan, tổ chức nhận điện.
8 Nội dung điện.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu của người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Tải ngay: Mẫu Công điện tại đây!
2.7 Mẫu Giấy mời
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:…/GM-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…4…, ngày… tháng… năm… |
GIẤY MỜI
…………5…………..
………..2…………. trân trọng kính mời:……………………………..6………………………….
Tới dự …………………………………………..7 ……………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
Chủ trì:……………………………………………………………………………………………………
Thời gian:………………………………………………………………………………………………..
Địa điểm:…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………….8 ……………………………………………………………/.
|
Nơi nhận: – …………..; – …………..; – Lưu: VT,…9…10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung cuộc họp.
6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
7 Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
8 Các vấn đề cần lưu ý.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Tải ngay: Mẫu Giấy mời tại đây!
2.8 Mẫu Giấy giới thiệu
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số:…/GGT-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…4…, ngày… tháng… năm… |
GIẤY GIỚI THIỆU
2 trân trọng giới thiệu:
Ông (bà) ……………………………………………5 ……………………………………………………
Chức vụ:…………………………………………………………………………………………………
Được cử đến: ……………………………………..6 …………………………………………………..
Về việc: …………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………….
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày ………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
6 Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.
Tải ngay: Mẫu Giấy giới thiệu tại đây!
2.9 Mẫu Biên bản
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:…/BB-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
BIÊN BẢN
………..4…………
Thời gian bắt đầu: …………………………………………………………………………………….
Địa điểm: …………………………………………………………………………………………………
Thành phần tham dự: ………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………….
Chủ trì (chủ tọa):……………………………………………………………………………………..
Thư ký (người ghi biên bản):……………………………………………………………………..
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
……………………………………………………………………………………………………………………
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào…. giờ…., ngày…. tháng…. năm…./.
|
THƯ KÝ (Chữ ký) Họ và tên
|
CHỦ TỌA (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Nơi nhận:
– …………..;
– Lưu: VT, Hồ sơ.
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4 Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
5 Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).
Tải ngay: Mẫu Biên bản tại đây!
2.10 Mẫu Giấy nghỉ phép
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:…/GNP-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…4…, ngày… tháng… năm… |
GIẤY NGHỈ PHÉP
Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày ……………………. của ông (bà) ……………………….
……………………………………………………………. 2 ………………………………………. cấp cho:
Ông (bà): ……………………………………………….5 ……………………………………………….
Chức vụ:…………………………………………………………………………………………………
Được nghỉ phép trong thời gian ………………………… kể từ ngày ………………………. đến hết ngày…………………………….. tại………………. 6…………………………………………….
Số ngày nghỉ phép nêu trên được tính vào thời gian……………………7……………../.
|
Nơi nhận: – …8….; – Lưu: VT,…9…
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền Họ và tên |
|
Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần) (Chữ ký, dấu) Họ và tên |
|
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
6 Nơi nghỉ phép.
7 Thời gian nghỉ theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương…).
8 Người được cấp giấy nghỉ phép.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
Tải ngay: Mẫu Giấy nghỉ phép tại đây!
3. Các loại văn bản hành chính theo quy định pháp luật
Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các loại văn bản hành chính được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính đa dạng và phù hợp với từng mục đích sử dụng. Việc nắm rõ các loại văn bản giúp người soạn thảo lựa chọn đúng định dạng và thể thức phù hợp. Dưới đây là danh sách các loại văn bản hành chính theo quy định.
- Các văn bản hành chính bao gồm nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo và thư công. Mỗi loại văn bản có mục đích sử dụng cụ thể, ví dụ, công văn dùng để trao đổi thông tin, trong khi tờ trình dùng để đề xuất kế hoạch.
- Việc phân loại văn bản hành chính theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP giúp thống nhất cách trình bày và sử dụng trong các cơ quan, tổ chức. Ví dụ, nghị quyết (cá biệt) được sử dụng để giải quyết các vấn đề cụ thể của một đối tượng nhất định, trong khi quy chế quy định các nguyên tắc hoạt động của tổ chức.
- Khi soạn thảo, người thực hiện cần xác định rõ loại văn bản để áp dụng đúng thể thức và nội dung. Ví dụ, giấy mời phải ghi rõ thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp, trong khi công điện yêu cầu trình bày ngắn gọn, khẩn trương, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp.
4. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn
Để đảm bảo văn bản hành chính được trình bày đúng chuẩn, người soạn thảo cần tuân theo quy trình cụ thể được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Quy trình này không chỉ giúp văn bản đạt chuẩn pháp lý mà còn đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống văn bản hành chính.
- Bước 1: Xác định loại văn bản và mục đích ban hành. Trước khi soạn thảo, cần xác định rõ văn bản thuộc loại nào (nghị quyết, quyết định, công văn, tờ trình, v.v.) và mục đích sử dụng. Ví dụ, công văn được sử dụng để thông báo hoặc trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, trong khi tờ trình dùng để trình bày kế hoạch từ cấp dưới lên cấp trên.
- Bước 2: Chuẩn bị nội dung và căn cứ pháp lý. Nội dung văn bản cần dựa trên các căn cứ pháp lý cụ thể, như Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2025 hoặc Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Căn cứ pháp lý phải được ghi đầy đủ, bao gồm tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành và trích yếu nội dung, trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13-14.
- Bước 3: Trình bày nội dung văn bản. Nội dung chính của văn bản được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13-14, canh đều hai lề, kiểu chữ đứng. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm, khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6pt, khoảng cách dòng tối đa 1,5 lines.
- Bước 4: Ký và đóng dấu. Chữ ký của người có thẩm quyền phải được ghi rõ, kèm theo chữ viết tắt như “TM.” (thay mặt) hoặc “Q.” (quyền) nếu cần. Dấu chỉ độ mật (nếu có) được đóng theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018, sử dụng các con dấu “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” hoặc “MẬT” với kích thước chuẩn.
5. Các yêu cầu kỹ thuật khi trình bày văn bản hành chính
Ngoài các yếu tố về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo văn bản đạt chuẩn. Các yêu cầu kỹ thuật được quy định chi tiết tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, giúp văn bản dễ đọc và chuyên nghiệp.
- Khổ giấy A4 (210mm x 297mm) là khổ giấy duy nhất được sử dụng cho tất cả các loại văn bản hành chính, thay vì sử dụng cả khổ A5 như trước đây. Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trừ trường hợp có bảng biểu lớn thì có thể trình bày theo chiều rộng.
- Phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, là phông chữ bắt buộc, đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng sử dụng trên các nền tảng điện tử. Màu chữ đen được sử dụng xuyên suốt để đảm bảo tính trang trọng.
- Căn lề văn bản được quy định cụ thể: lề trên 20-30mm, lề dưới 20-30mm, lề trái 30-35mm, lề phải 15-20mm. Điều này giúp văn bản có bố cục cân đối, dễ dàng đóng dấu và lưu trữ.
- Đối với văn bản điện tử, chữ ký số và thời gian ký phải tuân theo tiêu chuẩn ISO 8601, ghi đầy đủ ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây và múi giờ Việt Nam. Điều này đảm bảo tính xác thực và minh bạch trong giao dịch điện tử.
Mẫu trình bày văn bản hành chính đúng chuẩn không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về cách soạn thảo hoặc tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ACC Vũng Tàu để được hướng dẫn chi tiết và nhanh chóng.
Để lại một bình luận