Có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra khi tuyển dụng nhân sự từ nước ngoài, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý. Trong môi trường kinh doanh ngày càng hội nhập, việc quản lý giấy tờ cá nhân của lao động nước ngoài không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn quyết định sự hợp pháp của hoạt động doanh nghiệp. Hiểu rõ quy định này giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách nhân sự bền vững, tránh các tranh chấp không đáng có. Cùng ACC Vũng Tàu khám phá chi tiết để áp dụng hiệu quả.
1. Công ty có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài không? Chi tiết
Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, cụ thể là Điều 17, người sử dụng lao động bị nghiêm cấm các hành vi xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, bao gồm việc giữ bản gốc giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, giấy phép lao động hoặc các tài liệu cá nhân khác. Điều này áp dụng chung cho mọi đối tượng lao động, không phân biệt quốc tịch, nhằm bảo vệ quyền tự do cá nhân và ngăn chặn các hình thức bóc lột lao động. Đối với lao động nước ngoài, Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định chi tiết về việc cấp phép lao động và quản lý người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nhưng không cho phép doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc của họ. Thay vào đó, công ty chỉ được yêu cầu cung cấp bản sao công chứng hoặc bản gốc để kiểm tra khi cần thiết, sau đó phải trả lại ngay lập tức. Việc giữ giấy tờ có thể dẫn đến cáo buộc vi phạm quyền con người, đặc biệt khi lao động nước ngoài thường phụ thuộc vào giấy tờ để di chuyển hoặc gia hạn visa.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ lầm tưởng rằng giữ giấy tờ giúp kiểm soát nhân sự, nhưng điều này trái ngược hoàn toàn với tinh thần pháp luật lao động Việt Nam, vốn nhấn mạnh sự bình đẳng và tôn trọng quyền cá nhân. Hơn nữa, lao động nước ngoài thường phải tuân thủ các thủ tục phức tạp như xin giấy phép lao động từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, và việc giữ giấy tờ có thể làm gián đoạn quy trình này, gây thiệt hại cho cả hai bên. Do đó, câu trả lời rõ ràng là không, công ty không được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài dưới bất kỳ hình thức nào, trừ trường hợp pháp luật cho phép tạm thời kiểm tra. Quy định này không chỉ bảo vệ người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính lên đến hàng trăm triệu đồng theo các nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
2. Các quy định pháp lý cụ thể liên quan đến quản lý giấy tờ lao động nước ngoài
Bộ luật Lao động 2019 đặt nền tảng cho việc bảo vệ quyền lợi người lao động bằng cách cấm mọi hình thức giữ giữa hoặc hạn chế quyền sử dụng giấy tờ cá nhân, áp dụng trực tiếp cho lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Cụ thể, Điều 17 khoản 1 quy định người sử dụng lao động không được giữ bản gốc các giấy tờ như chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy phép cư trú, nhằm tránh tình trạng "nô lệ hóa" lao động. Nghị định 12/2022/NĐ-CP bổ sung chi tiết hơn về lao động nước ngoài, yêu cầu doanh nghiệp phải hỗ trợ người lao động trong việc hoàn tất thủ tục hành chính như cấp giấy phép lao động, nhưng tuyệt đối không được giữ tài liệu gốc để làm "điều kiện" cho hợp đồng lao động. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ được lưu trữ bản sao, và phải đảm bảo tính bảo mật thông tin cá nhân theo Luật An ninh mạng 2018, dù không trực tiếp trích dẫn ở đây.
Trong bối cảnh Việt Nam là thành viên của các công ước quốc tế về lao động như Công ước 29 của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) về cấm lao động cưỡng bức, việc giữ giấy tờ được coi là hành vi vi phạm nghiêm trọng, có thể dẫn đến khiếu nại lên cơ quan lao động địa phương hoặc thậm chí tòa án. Đối với lao động nước ngoài, giấy tờ như hộ chiếu và visa là yếu tố then chốt để họ duy trì tình trạng pháp lý tại Việt Nam, và việc giữ chúng có thể khiến người lao động rơi vào tình trạng bất hợp pháp, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp đa quốc gia thường áp dụng chính sách nội bộ tuân thủ nghiêm ngặt quy định này để tránh rủi ro pháp lý quốc tế. Hơn nữa, trong trường hợp lao động nước ngoài chấm dứt hợp đồng, họ cần giấy tờ gốc để xuất cảnh, và việc chậm trễ trả lại có thể dẫn đến tranh chấp kéo dài. Tóm lại, pháp luật Việt Nam ưu tiên quyền tự do của người lao động, yêu cầu doanh nghiệp quản lý giấy tờ một cách minh bạch và hợp pháp, không được sử dụng chúng như công cụ kiểm soát.
Xem thêm: Mẫu quyết định thu hồi giấy phép lao động của người lao động nước ngoài chuẩn luật
3. Hậu quả pháp lý và cách xử lý khi vi phạm quy định về giữ giấy tờ lao động nước ngoài
Việc vi phạm quy định có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, bắt đầu từ các biện pháp hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, nếu doanh nghiệp bị phát hiện giữ giấy tờ gốc, họ có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 25 triệu đồng đối với hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động. Trong trường hợp nghiêm trọng, như gây thiệt hại lớn cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể đối mặt với truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), đặc biệt nếu hành vi được coi là lạm dụng quyền lực hoặc bóc lột lao động. Lao động nước ngoài có quyền khiếu nại lên Thanh tra Lao động hoặc Tòa án nhân dân, và nếu thắng kiện, doanh nghiệp phải bồi thường thiệt hại, bao gồm chi phí pháp lý và mất mát cơ hội việc làm của người lao động.
Thực tế, các vụ việc tương tự đã xảy ra ở các khu công nghiệp lớn như Bình Dương hay Đồng Nai, nơi doanh nghiệp bị phạt nặng vì giữ hộ chiếu của công nhân nước ngoài để "đảm bảo" họ không bỏ việc. Để tránh điều này, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, như ký biên bản giao nhận giấy tờ tạm thời chỉ trong thời gian kiểm tra, và lưu trữ bản sao kỹ thuật số an toàn.
Hơn nữa, việc tuân thủ không chỉ giúp tránh phạt mà còn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp, thu hút lao động chất lượng cao từ nước ngoài. Các chuyên gia pháp lý khuyên rằng, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư định kỳ để cập nhật thay đổi pháp luật, đặc biệt khi Nghị định 12/2022/NĐ-CP có thể được sửa đổi để phù hợp với các hiệp định thương mại tự do như CPTPP. Cuối cùng, xử lý vi phạm kịp thời bằng cách trả lại giấy tờ và xin lỗi người lao động có thể giảm thiểu thiệt hại, nhưng tốt nhất là phòng ngừa từ đầu.
Xem thêm: Thủ tục đóng bảo hiểm y tế cho lao động nước ngoài cập nhật mới
4. Quy trình quản lý giấy tờ lao động nước ngoài đúng pháp luật
Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà không rơi vào tình trạng có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình quản lý một cách có hệ thống, dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Quy trình này giúp bảo vệ quyền lợi cả hai bên và tránh các rủi ro không đáng có. Dưới đây là các bước cụ thể:
Bước 1: Yêu cầu cung cấp bản sao giấy tờ khi tuyển dụng
Khi tiếp nhận hồ sơ ứng viên lao động nước ngoài, doanh nghiệp chỉ yêu cầu bản sao công chứng của các giấy tờ cần thiết như hộ chiếu, bằng cấp chuyên môn và giấy phép lao động tạm thời. Không giữ bản gốc dưới bất kỳ lý do gì, mà chỉ kiểm tra tính xác thực qua hệ thống dữ liệu của cơ quan nhà nước nếu cần. Việc này đảm bảo người lao động giữ quyền kiểm soát tài liệu cá nhân, đồng thời doanh nghiệp có đủ thông tin để hoàn tất thủ tục xin giấy phép lao động theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Quy trình này thường mất từ 3-5 ngày, giúp đẩy nhanh quá trình tuyển dụng mà không vi phạm pháp luật.
Bước 2: Lưu trữ và bảo mật thông tin bản sao
Sau khi nhận bản sao, doanh nghiệp phải lưu trữ chúng trong hệ thống nội bộ an toàn, tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để mã hóa thông tin, tránh rò rỉ dẫn đến tranh chấp. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chịu trách nhiệm nếu thông tin bị lạm dụng, vì vậy cần đào tạo nhân viên về bảo mật. Bước này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cơ quan chức năng kiểm tra, mà không cần giữ giấy tờ gốc của người lao động. Thời gian lưu trữ thường là suốt hợp đồng lao động cộng thêm 2 năm sau khi chấm dứt.
Bước 3: Hỗ trợ thủ tục hành chính và trả lại giấy tờ nếu cần
Doanh nghiệp hỗ trợ lao động nước ngoài hoàn tất các thủ tục như nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, nhưng chỉ cung cấp bản sao của mình. Nếu cần bản gốc cho mục đích kiểm tra, phải lập biên bản giao nhận tạm thời với thời hạn rõ ràng (không quá 24 giờ), và trả lại ngay sau đó. Nghị định 12/2022/NĐ-CP nhấn mạnh vai trò hỗ trợ của doanh nghiệp, giúp người lao động tránh tình trạng bất hợp pháp. Bước này không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng lòng tin, giảm tỷ lệ nghỉ việc đột ngột.
Bước 4: Giám sát và cập nhật định kỳ
Thực hiện kiểm tra nội bộ hàng quý để đảm bảo không có trường hợp giữ giấy tờ trái quy định. Nếu phát hiện vi phạm, xử lý ngay lập tức bằng cách trả giấy tờ và bồi thường nếu cần. Quy trình này giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ lâu dài, đặc biệt với lao động nước ngoài từ các nước ASEAN hoặc châu Âu, nơi quyền cá nhân được bảo vệ nghiêm ngặt.
5. Câu hỏi thường gặp
Công ty có thể giữ bản sao giấy tờ của lao động nước ngoài bao lâu?
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép giữ bản sao công chứng của giấy tờ lao động nước ngoài suốt thời gian hợp đồng lao động hiệu lực, cộng thêm thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự theo quy định. Việc lưu trữ cần đảm bảo bảo mật để tránh vi phạm quyền riêng tư, và doanh nghiệp nên xóa dữ liệu sau thời hạn quy định để tuân thủ pháp luật.
Nếu lao động nước ngoài bỏ việc, doanh nghiệp có quyền giữ giấy tờ không?
Không, doanh nghiệp tuyệt đối không được giữ bất kỳ giấy tờ nào của lao động nước ngoài khi họ chấm dứt hợp đồng, ngay cả trong trường hợp bỏ việc đột ngột. Theo Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, việc giữ giấy tờ là hành vi vi phạm, có thể dẫn đến khiếu nại và phạt hành chính. Doanh nghiệp chỉ giữ bản sao để báo cáo cơ quan lao động nếu cần, nhưng phải hỗ trợ người lao động lấy lại quyền lợi hợp pháp.
Lao động nước ngoài có thể khiếu nại ở đâu nếu giấy tờ bị giữ?
Lao động nước ngoài có quyền khiếu nại lên Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương hoặc đường dây nóng của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nếu giấy tờ bị doanh nghiệp giữ trái quy định. Họ cũng có thể nộp đơn lên Tòa án nhân dân cấp quận/huyện để yêu cầu trả lại và bồi thường.
Có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài là vấn đề mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững để tránh rủi ro pháp lý và xây dựng môi trường làm việc công bằng. Việc tuân thủ nghiêm ngặt Bộ luật Lao động 2019 cùng Nghị định 12/2022/NĐ-CP không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn nâng cao uy tín kinh doanh của bạn. Đừng để sai lầm nhỏ dẫn đến hậu quả lớn; hãy áp dụng ngay các quy định đã nêu để quản lý hiệu quả. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ pháp lý chuyên sâu, hãy liên hệ ACC Vũng Tàu ngay hôm nay.
Để lại một bình luận