ACC Vũng Tàu

Cách hủy tờ khai hải quan là một thủ tục thiết yếu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, giúp xử lý các sai sót hoặc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách hợp pháp. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro về tài chính và uy tín. Hiểu rõ các bước và quy định liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí. Để nắm vững thủ tục này, hãy cùng ACC Vũng Tàu khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về tờ khai hải quan và lý do cần hủy

Hiểu rõ bản chất tờ khai hải quan và các trường hợp cần hủy là bước đầu tiên để thực hiện thủ tục một cách chính xác. Tờ khai hải quan là văn bản bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp để kê khai thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu, được quy định tại Luật Hải quan 2014 và Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần hủy tờ khai để xử lý sai sót hoặc thay đổi kế hoạch kinh doanh. Dưới đây là các lý do chính dẫn đến việc hủy tờ khai, được quy định rõ trong các văn bản pháp luật hiện hành.

Hủy tờ khai thường xảy ra khi doanh nghiệp gặp các vấn đề như hàng hóa bị hư hỏng, không đáp ứng yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, hoặc thay đổi kế hoạch kinh doanh. Theo khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC), các trường hợp cụ thể bao gồm tờ khai quá hạn 15 ngày mà không có hàng hóa đến cửa khẩu hoặc sai sót thông tin không thể bổ sung. Việc hủy tờ khai giúp doanh nghiệp tránh các hậu quả pháp lý như bị phạt hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP hoặc ảnh hưởng đến uy tín trong phân luồng hải quan.

Một lý do khác là khi doanh nghiệp khai trùng nhiều tờ khai cho cùng một lô hàng, dẫn đến sai lệch thông tin trên hệ thống VNACCS. Trong trường hợp này, hủy tờ khai là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Ngoài ra, các trường hợp như hàng hóa không được xuất khẩu dù đã đưa vào khu vực giám sát hải quan hoặc hàng hóa nhập khẩu không đến cửa khẩu cũng thuộc diện phải hủy, theo khoản 3 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Các quy định này nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đồng thời đảm bảo hiệu quả quản lý nhà nước về hải quan.

Đối với các doanh nghiệp tại Vũng Tàu, nơi có hoạt động xuất nhập khẩu sôi nổi, việc nắm rõ các trường hợp cần hủy tờ khai là rất quan trọng để tránh mất thời gian và chi phí. Ví dụ, một doanh nghiệp nhập khẩu tại cảng Cái Mép có thể cần hủy tờ khai do sai mã HS (mã hàng hóa) và phải thực hiện thủ tục đúng quy định để tránh bị phân vào luồng đỏ trong các lô hàng sau. ACC Vũng Tàu, với kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực hải quan, khuyến nghị kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để hạn chế sai sót, từ đó giảm nhu cầu hủy tờ khai.

2. Hướng dẫn cách hủy tờ khai hải quan

Để hủy tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình cụ thể được quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 14/2021/TT-BTC. Quy trình này đòi hỏi sự cẩn trọng trong chuẩn bị hồ sơ và phối hợp với cơ quan hải quan. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện thủ tục hủy tờ khai, đảm bảo đúng quy định pháp luật và hiệu quả cao.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị hủy tờ khai
  Doanh nghiệp cần chuẩn bị văn bản đề nghị hủy tờ khai theo mẫu số 04/HTK/GSQL, ban hành kèm Thông tư 38/2015/TT-BTC. Văn bản này phải ghi rõ thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp), số tờ khai cần hủy, lý do hủy, và cam kết chưa sử dụng tờ khai để hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế. Hồ sơ cần đính kèm các tài liệu chứng minh lý do hủy, chẳng hạn như hợp đồng thương mại, hóa đơn, biên bản kiểm tra hàng hóa hư hỏng, hoặc giấy xác nhận không đến cửa khẩu. Ví dụ, nếu hủy do hàng hóa không đáp ứng tiêu chuẩn kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần cung cấp biên bản từ cơ quan kiểm tra. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp cơ quan hải quan xử lý nhanh chóng, tránh yêu cầu bổ sung.
• Bước 2: Nộp hồ sơ cho Chi cục Hải quan
  Hồ sơ đề nghị hủy tờ khai được nộp thông qua Hệ thống VNACCS hoặc Cổng Dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan, theo Thông tư 14/2021/TT-BTC. Đối với tờ khai giấy, doanh nghiệp cần nộp hai bản chính văn bản đề nghị hủy trực tiếp tại Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai. Theo khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, hồ sơ phải được nộp đúng thời hạn và đầy đủ thông tin. ACC Vũng Tàu khuyến nghị doanh nghiệp lưu giữ bản sao hồ sơ để đối chiếu khi cần. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Vũng Tàu gặp khó khăn khi nộp hồ sơ do thiếu giấy tờ, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.
• Bước 3: Chờ xét duyệt từ cơ quan hải quan
  Trong vòng 8 giờ làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, công chức hải quan sẽ kiểm tra lý do, điều kiện, và thông tin tờ khai trên Hệ thống VNACCS, theo Quyết định 2065/QĐ-BTC năm 2022. Nếu hồ sơ hợp lệ, Chi cục trưởng sẽ phê duyệt và hủy tờ khai. Kết quả được phản hồi qua Hệ thống VNACCS hoặc Cổng Dịch vụ công. Trong trường hợp tờ khai liên quan đến thuế, cơ quan hải quan sẽ xử lý hoàn thuế hoặc thanh khoản theo Điều 131 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao để đảm bảo không có sai sót. Ví dụ, một doanh nghiệp tại Vũng Tàu từng gặp vấn đề khi tờ khai bị hủy nhưng thông tin thuế chưa được cập nhật, dẫn đến chậm hoàn thuế.
• Bước 4: Cập nhật và lưu trữ thông tin
  Sau khi tờ khai được hủy, cơ quan hải quan sẽ cập nhật thông tin vào Hệ thống quản lý rủi ro để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, theo khoản 3 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Đối với các trường hợp hủy tờ khai tạm nhập tái xuất hoặc tạm xuất tái nhập, cơ quan hải quan phải cập nhật lượng hàng trên hệ thống. Doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan trong 5 năm, theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC, để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan chức năng kiểm tra. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lớn tại Vũng Tàu, nơi cơ quan hải quan thường xuyên kiểm tra định kỳ.
• Quy trình trên áp dụng cho cả tờ khai điện tử và tờ khai giấy, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc hủy nhiều tờ khai có thể ảnh hưởng đến phân luồng hải quan (luồng xanh, vàng, đỏ). Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi đăng ký tờ khai. ACC Vũng Tàu cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục hủy tờ khai, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

>>> Xem thêm bài viết Thủ tục nhập khẩu xe nâng tay đơn giản chi tiết nhất tại đây.

3. Các trường hợp cụ thể cần hủy tờ khai hải quan

Không phải mọi trường hợp đều có thể hủy tờ khai hải quan, và doanh nghiệp cần nắm rõ các tình huống được pháp luật cho phép. Dựa trên Thông tư 39/2018/TT-BTC và thực tiễn tại Vũng Tàu, dưới đây là các trường hợp phổ biến dẫn đến việc hủy tờ khai, kèm theo lưu ý để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định.

Một trường hợp phổ biến là khi tờ khai quá hạn 15 ngày mà hàng hóa không đến cửa khẩu nhập hoặc chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất, theo khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC. Trong trường hợp này, cơ quan hải quan sẽ tự động hủy tờ khai nếu doanh nghiệp không xuất trình hàng hóa hoặc hồ sơ để kiểm tra. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn để tránh bị hủy thụ động, vì điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín trong Hệ thống quản lý rủi ro.

Trường hợp khác là khi doanh nghiệp khai sai thông tin không thể bổ sung, ví dụ: sai mã HS, số lượng hàng hóa, hoặc các chỉ tiêu tại Mục 3 Phụ lục II Thông tư 39/2018/TT-BTC. Doanh nghiệp phải nộp văn bản đề nghị hủy và giải trình rõ lý do. Tuy nhiên, nếu hàng hóa đã thông quan hoặc qua khu vực giám sát, việc hủy sẽ không được chấp nhận. Ví dụ, một doanh nghiệp tại Vũng Tàu từng khai sai số lượng container và phải hủy tờ khai trước khi hàng hóa được thông quan để tránh bị phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Hàng hóa không đáp ứng yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, dẫn đến buộc tái xuất hoặc tiêu hủy, cũng là một lý do hủy tờ khai. Sau khi hoàn thành xử lý vi phạm, cơ quan hải quan sẽ hủy tờ khai trong vòng 1 ngày làm việc và thông báo qua Hệ thống VNACCS, theo Thông tư 14/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần cung cấp các giấy tờ liên quan, như biên bản tiêu hủy hoặc xác nhận tái xuất, để hoàn tất thủ tục. Trường hợp này thường gặp với các lô hàng thực phẩm nhập khẩu tại cảng Cái Mép.

Cuối cùng, các trường hợp như khai trùng tờ khai, hệ thống VNACCS gặp sự cố, hoặc hàng hóa không xuất nhập khẩu thực tế cũng thuộc diện được hủy. Doanh nghiệp cần cam kết chưa sử dụng tờ khai để hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế, vì nếu vi phạm, cơ quan thuế có thể xử lý theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP. ACC Vũng Tàu khuyến nghị doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo thực hiện đúng quy trình và tránh rủi ro.

4. Lưu ý quan trọng khi hủy tờ khai hải quan

Việc hủy tờ khai hải quan đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy trình mà còn chú ý các yếu tố pháp lý và thực tiễn để tránh rủi ro. Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp tại Vũng Tàu, dưới đây là những điểm quan trọng cần ghi nhớ khi thực hiện thủ tục này.

Trước hết, doanh nghiệp cần đảm bảo lý do hủy tờ khai là chính đáng và có tài liệu chứng minh. Ví dụ, nếu hủy do hàng hóa hư hỏng, doanh nghiệp phải cung cấp biên bản kiểm tra hoặc hình ảnh minh họa. Theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra kỹ lý do hủy, và nếu phát hiện khai báo sai sự thật, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Việc chuẩn bị tài liệu đầy đủ giúp tăng khả năng được phê duyệt.

Thứ hai, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ thời gian xử lý hồ sơ. Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, cơ quan hải quan phải phản hồi trong 8 giờ làm việc, nhưng trong các trường hợp phức tạp (liên quan đến thuế hoặc vi phạm), thời gian có thể kéo dài. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Chi cục Hải quan để cập nhật tình trạng hồ sơ. ACC Vũng Tàu hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình này.

Thứ ba, việc hủy tờ khai có thể ảnh hưởng đến phân luồng hải quan trong tương lai. Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, thông tin hủy tờ khai được cập nhật vào Hệ thống quản lý rủi ro, và nếu doanh nghiệp hủy nhiều tờ khai, khả năng bị phân vào luồng đỏ sẽ cao hơn. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để giảm thiểu sai sót khi đăng ký tờ khai. Ví dụ, một doanh nghiệp tại Vũng Tàu từng bị phân luồng đỏ liên tục do hủy nhiều tờ khai trong thời gian ngắn.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu ý về việc xử lý thuế liên quan đến tờ khai bị hủy. Nếu đã nộp thuế, cơ quan hải quan sẽ hoàn thuế hoặc thanh khoản theo Điều 131 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã sử dụng tờ khai để hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế trước khi hủy, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng thuế trước khi nộp hồ sơ hủy.

5. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp liên quan đến cách hủy tờ khai hải quan, cùng câu trả lời chi tiết để hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thủ tục này.

• Hủy tờ khai hải quan có bị phạt không?

Theo khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, việc hủy tờ khai hải quan không dẫn đến xử phạt nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện quy định và không có dấu hiệu vi phạm. Tuy nhiên, nếu cơ quan hải quan phát hiện khai báo sai sự thật hoặc đã hoàn thuế trái quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ minh bạch để tránh rủi ro.

• Ai có thẩm quyền phê duyệt hủy tờ khai?

Chi cục trưởng Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai có thẩm quyền phê duyệt việc hủy tờ khai, theo Quyết định 2065/QĐ-BTC năm 2022. Công chức hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và đề xuất phê duyệt trong vòng 8 giờ làm việc. Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp Chi cục Hải quan để được hướng dẫn cụ thể.

• Có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ hủy tờ khai không?

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức (như đại lý hải quan) để nộp hồ sơ hủy tờ khai, theo Điều 18 Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Giấy ủy quyền phải được lập theo quy định pháp luật, và người được ủy quyền cần xuất trình khi nộp hồ sơ. ACC Vũng Tàu cung cấp dịch vụ hỗ trợ nộp hồ sơ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.

• Thời gian hủy tờ khai mất bao lâu?

Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, cơ quan hải quan phải xử lý hồ sơ hủy tờ khai trong vòng 8 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp phức tạp, thời gian có thể kéo dài hơn, đặc biệt nếu liên quan đến thuế hoặc vi phạm. Doanh nghiệp nên theo dõi qua Hệ thống VNACCS để cập nhật kết quả.

• Hủy tờ khai có ảnh hưởng đến phân luồng hải quan không?

Việc hủy tờ khai được ghi nhận vào Hệ thống quản lý rủi ro, có thể ảnh hưởng đến phân luồng hải quan trong tương lai, theo Thông tư 39/2018/TT-BTC. Nếu doanh nghiệp hủy nhiều tờ khai, khả năng bị phân vào luồng đỏ sẽ tăng. Doanh nghiệp cần kiểm TUNNEL tra kỹ thông tin trước khi đăng ký để hạn chế nhu cầu hủy.

Hủy tờ khai hải quan là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ quy trình, các trường hợp được phép hủy, và lưu ý pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách hiệu quả, tránh rủi ro không đáng có. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp, hãy liên hệ ACC Vũng Tàu ngay hôm nay. 

>>> Xem thêm bài viết Các trường hợp tranh chấp hợp đồng xuất nhập khẩu hay gặp phải tại đây.