ACC Vũng Tàu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát sinh sai sót về số lượng, mã HS hoặc giá trị hàng hóa là điều khó tránh khỏi. Khi đó, một bản mẫu công văn giải trình với hải quan chính xác và thuyết phục giúp doanh nghiệp tránh khỏi các khoản phạt không đáng có và đẩy nhanh tiến độ thông quan. Bài viết này, ACC Vũng Tàu sẽ cung cấp các mẫu công văn giải trình với hải quan chuẩn pháp lý cùng hướng dẫn chi tiết cách viết để cơ quan hải quan chấp thuận ngay từ lần nộp đầu tiên.

1. Công văn giải trình với hải quan là gì và khi nào cần sử dụng?

Công văn giải trình với hải quan là văn bản do doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi đến cơ quan hải quan nhằm giải thích, làm rõ các vấn đề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa hoặc thực hiện nghĩa vụ thuế, theo quy định tại Luật Hải quan 2014 và Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).

Công văn này thường được sử dụng khi có sai sót trong hồ sơ khai báo hải quan, chậm nộp thuế theo Luật Quản lý thuế 2019, sai lệch về số lượng hoặc giá trị hàng hóa, hoặc khi hải quan yêu cầu bổ sung thông tin. Bản công văn giúp doanh nghiệp minh bạch hóa thông tin, tránh bị xử phạt và đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi.

Doanh nghiệp cần sử dụng công văn giải trình trong các trường hợp hải quan yêu cầu làm rõ thông tin, chẳng hạn như sai sót khai báo hoặc thiếu chứng từ. Theo lộ trình hiện đại hóa hải quan năm 2026, việc nộp công văn phải thực hiện qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS, với chữ ký số trên file PDF để đảm bảo tính bảo mật và tốc độ xử lý.

2. Tải mẫu công văn giải trình với hải quan mới nhất (File Word)

Theo quy định quản lý hải quan hiện hành, việc giải trình được thực hiện nhằm phục vụ quá trình kiểm tra, đối chiếu và xử lý hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật về hải quan và xuất nhập khẩu. Công văn cần trình bày rõ ràng, trung thực và gửi đúng cơ quan hải quan phụ trách. Tải mẫu công văn tại đây

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết công văn giải trình hải quan cho doanh nghiệp

Để soạn thảo công văn giải trình hải quan hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ cấu trúc rõ ràng, dựa trên Luật Hải quan 2014 và các thông tư hướng dẫn. Dưới đây là hướng dẫn từng phần.

3.1. Phần thông tin kính gửi và căn cứ pháp lý

Bắt đầu bằng thông tin người gửi: Tên doanh nghiệp, mã số thuế theo Luật Quản lý thuế 2019. Tiếp theo, ghi rõ đơn vị nhận (Chi cục Hải quan liên quan) và trích dẫn căn cứ pháp lý chính, chẳng hạn Khoản … Điều … Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Nêu số hiệu và ngày văn bản yêu cầu giải trình từ hải quan để đảm bảo tính kịp thời.

3.2. Nội dung giải trình: Lý do dẫn đến sai lệch hoặc vướng mắc

Mô tả rõ yêu cầu của hải quan, sau đó trình bày lý do khách quan dẫn đến sai sót, như lỗi đóng gói hoặc nhầm lẫn mã HS. Cung cấp chứng cứ cụ thể, ví dụ: giải trình chênh lệch hàng hóa hải quan do vận chuyển, hoặc giải trình mã HS code dựa trên catalogue sản phẩm.

3.3. Đề xuất phương án xử lý và lời cam kết của doanh nghiệp

Đề xuất sửa chữa, như bổ sung tờ khai hoặc điều chỉnh giá khai báo. Kết thúc bằng cam kết tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm về tính xác thực. Ký tên, đóng dấu và liệt kê tài liệu đính kèm.

Sau khi hoàn tất, nộp qua hệ thống điện tử theo quy định năm 2026 để rút ngắn thời gian xử lý.

>> Xem thêm bài viết về hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan tại ACC Vũng Tàu

4. Các trường hợp phổ biến cần làm công văn giải trình hải quan

Doanh nghiệp cần nộp công văn giải trình trong các tình huống sau, theo Thông tư 38/2015/TT-BTC:

• Sai sót trong tờ khai hải quan: Khai sai số lượng, trị giá, mã HS hoặc xuất xứ hàng hóa.
• Thiếu chứng từ cần thiết: Chưa nộp kịp hóa đơn hoặc vận đơn, cần giải trình lý do.
• Hàng hóa bị kiểm tra lâu do vướng mắc: Hải quan yêu cầu xác minh nguồn gốc hoặc chất lượng.
• Chậm trễ trong việc nộp thuế: Giải trình và đề xuất gia hạn theo Luật Quản lý thuế 2019.
• Các vấn đề khác: Kiểm tra sau thông quan hoặc điều chỉnh trị giá.

Danh sách hồ sơ đính kèm công văn giải trình:

• Bản sao Tờ khai hải quan đang gặp vướng mắc.
• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) và Hóa đơn (Invoice).
• Chứng từ vận chuyển (Bill of Lading).
• Các văn bản chứng minh lý do khách quan (Ví dụ: Thư xác nhận gửi nhầm của đối tác ngoại).

>> Xem thêm bài viết về các hình thức khai báo hải quan tại ACC Vũng Tàu

5. Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan (Cập nhật 2026)

Theo Luật Hải quan 2014 và các nghị định hướng dẫn áp dụng năm 2026, vi phạm khai sai số lượng hoặc giá trị có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số tiền thuế trốn tránh, tùy mức độ.

Nếu không nộp văn bản giải trình trong vòng 05 ngày làm việc kể từ yêu cầu của hải quan, tờ khai sẽ bị bác bỏ và chuyển sang diện kiểm tra trọng điểm. Doanh nghiệp cần tuân thủ để tránh ấn định thuế và xử phạt bổ sung.

6. Những lưu ý để công văn giải trình được chấp nhận nhanh nhất

Số hóa thủ tục giải trình: Theo lộ trình hiện đại hóa hải quan năm 2026, 100% việc nộp công văn giải trình và phản hồi của cơ quan hải quan được thực hiện qua Hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp phải ký số trên file PDF văn bản giải trình trước khi truyền dữ liệu.

Cơ chế một cửa quốc gia: Việc giải trình các loại hàng hóa chuyên ngành hiện nay được tích hợp trực tiếp qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ từ 5 ngày xuống còn 24 giờ làm việc.

Các lưu ý khác:

Bước 1: Kiểm tra tính chính xác của thông tin và căn cứ pháp lý (Luật Hải quan 2014, Thông tư 38/2015/TT-BTC).

Bước 2: Đính kèm đầy đủ chứng từ, tránh thiếu sót.

Bước 3: Nộp đúng thời hạn 05 ngày để tránh bác bỏ tờ khai.

Bước 4: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, thuyết phục, tập trung vào cách viết công văn giải trình hải quan chuẩn.

7. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có được sửa tờ khai sau khi đã nộp công văn giải trình không?

Được, nếu cơ quan hải quan chấp nhận nội dung giải trình là khách quan và cho phép sửa đổi, bổ sung tờ khai theo quy định về khai bổ sung sau thông quan.

Nộp công văn giải trình trực tiếp tại chi cục hải quan hay qua mạng?

Hiện nay chủ yếu thực hiện qua hệ thống điện tử. Tuy nhiên, trong một số trường hợp phức tạp liên quan đến tang vật hàng hóa, doanh nghiệp vẫn có thể được yêu cầu mang văn bản giấy và hồ sơ gốc đến đối soát tại chi cục.

Làm thế nào để giải trình mã HS code bị áp sai?

Bạn cần căn cứ vào 6 quy tắc phân loại hàng hóa và danh mục hàng hóa XNK Việt Nam 2026, kèm theo các tài liệu kỹ thuật, Catalogue để chứng minh mã HS doanh nghiệp chọn là phù hợp nhất.

Công văn giải trình có mẫu cố định không?

Không có mẫu cố định bắt buộc cho công văn giải trình, nhưng cần đảm bảo bố cục rõ ràng, đầy đủ nội dung theo quy định. Một số chi cục hải quan có thể cung cấp mẫu tham khảo, hoặc doanh nghiệp có thể tự soạn theo hướng dẫn chung.

Thời gian xử lý công văn giải trình là bao lâu?

Thời gian xử lý phụ thuộc vào tính chất của vấn đề giải trình và quy trình làm việc của từng cơ quan hải quan. Thông thường, hải quan sẽ phản hồi trong vòng 3 – 7 ngày làm việc. Nếu cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài hơn.

Việc điền mẫu công văn giải trình với hải quan đúng cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể chuẩn bị một công văn giải trình chính xác, đầy đủ và đúng quy định. Nếu cần thêm hỗ trợ hoặc cập nhật mới nhất về thủ tục hải quan, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Vũng Tàu để được tư vấn kịp thời.